Avis de confidentialité TSH

Dernière mise à jour : Octobre 2023

Le présent Avis de confidentialité (l’« Avis ») est publié au nom du groupe TSH (« TSH », « nous », « notre » ou « nos ») et s'applique à tous les clients de TSH qui utilisent les services de TSH (le « Client », « vous », « votre »).

Le présent Avis est conçu pour vous informer pleinement de nos règles de confidentialité, y compris la collecte de toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (« Données à caractère personnel »), la manière dont nous les utilisons et les droits dont vous disposez pour en avoir le plein contrôle. TSH agit en tant que responsable du traitement et est donc responsable du traitement de vos Données à caractère personnel et détermine les moyens et les finalités de ce traitement. Pour la liste complète des filiales de TSH intervenant en qualité de responsables du traitement, veuillez vous reporter à l'Annexe 1 du présent Avis.

Nous traitons toutes vos Données à caractère personnel avec le plus grand soin, et procédons toujours conformément à la législation nationale et internationale applicable en matière de protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE (le « RGPD »), la loi britannique sur la protection des données de 2018 et le RGPD du Royaume-Uni.

Veuillez lire attentivement ce qui suit pour comprendre comment TSH utilise et toute information dont vous nous faites part lorsque vous vous rendez sur un site Web de TSH et/ou lorsque vous utilisez les produits et services offerts par TSH (collectivement, les « Services » ou le « Service »). Le présent Avis vous fournit également des informations sur vos droits en matière de protection de la vie privée et sur la manière de les exercer.

1. Liens vers des tiers

Les sites Web de TSH et tous les services en ligne hébergés et fournis par TSH ou par des tiers au nom de TSH (« sites Web ») contiennent des hyperliens vers d'autres sites Web non affiliés qui peuvent avoir des politiques et des pratiques d'information différentes des nôtres. Nous n'avons aucun contrôle sur ces sites Web, nous ne sommes pas responsables de leurs politiques de confidentialité, de leurs pratiques ou de leur contenu, et le présent Avis ne s'y applique pas.

2. Quelles sont les Données à caractère personnel que nous collectons et pourquoi ?

Le type de Données à caractère personnel que TSH recueille et les fins auxquelles elle les recueille dépend du type de Services auquel vous avez souscrit et du lieu où les Services seront fournis.  

TSH peut collecter les informations suivantes :

• Les Données à caractère personnel que vous fournissez à TSH lorsque vous avez recours aux Services, par exemple lorsque vous vous inscrivez, vous abonnez à un bulletin d'information, à un événement, à un marché, à une liste d'attente ou lorsque vous complétez un formulaire. Il peut s'agir de votre nom, de votre sexe, de votre âge, de votre pays de résidence, de votre adresse électronique, de votre numéro de téléphone et de toute autre donnée à renseigner éventuellement dans le cadre du formulaire (en ligne ou hors ligne).
• Les Données à caractère personnel que vous incluez dans « Mon compte » (My Account) sur l'un des sites Web. Il peut s'agir de votre nom, prénom, nom d'utilisateur (adresse électronique), de vos coordonnées, préférences ou toute autre donnée éventuellement demandée pour compléter le profil « Mon compte » (My Account). 
• Les Données à caractère personnel que vous fournissez à TSH lorsque vous réservez chez nous pour séjourner, vous restaurer ou travailler et lorsque vous demandez à nous rejoindre en tant que membre de la Communauté TSH. En fonction de la nature des services qui vous intéressent, les Données à caractère personnel que nous recueillons auprès de vous peuvent inclure vos identifiants, votre nom, votre sexe, votre âge, votre pays de résidence, votre adresse électronique, les détails de votre carte de crédit, votre numéro de téléphone, votre signature, vos préférences alimentaires, les détails de votre inscription à l'université et vos préférences en matière de réservation.
• En outre, lorsque vous effectuez une réservation en tant qu'invité semestriel, vous pouvez nous fournir les coordonnées de vos parents et/ou de votre garant en vous assurant qu'ils sont conscients que ces Données à caractère personnel seront partagées. En fonction du lieu où vous avez réservé votre séjour en tant qu'invité semestriel, des Données à caractère personnel supplémentaires peuvent également être requises.
• Les Données à caractère personnel que vous pouvez fournir lorsque vous utilisez le système de partage de vélos de TSH (« XBike App »). Lors de l'utilisation de Xbike App, TSH conservera un enregistrement de l'endroit où le vélo est verrouillé en utilisant l'emplacement du cadenas du vélo, qui ne sera utilisé que s'il est nécessaire de récupérer un vélo qui n'a pas été retourné conformément à ses conditions d'utilisation. Toutes les Données à caractère personnel seront automatiquement annulées une fois que le vélo aura été restitué conformément à ses conditions d'utilisation et qu'un nouvel utilisateur le déverrouillera.
• Autres informations sur votre utilisation des Services qui ne sont pas sciemment fournies à TSH mais collectées par le biais de la fonctionnalité analytique des Services : informations générales sur l'utilisation, y compris l'historique récent du navigateur (tel qu'il est envoyé par votre navigateur) et les adresses IP. Entre autres données, nous traitons les Données à caractère personnel suivantes des visiteurs du site Web de TSH : visite et utilisation du site Web, adresse IP, durée et heure de la visite du site Web, utilisation des médias sociaux.

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont nous traitons les cookies ? Rendez-vous sur Déclaration sur les cookies TSH.

3. Quelles sont nos bases légales pour le traitement de vos Données à caractère personnel ?

Nous n'utiliserons vos Données à caractère personnel que dans la mesure où la loi nous le permet. Le plus souvent, nous utiliserons vos Données à caractère personnel dans les circonstances suivantes :

• Pour l'exécution du contrat que nous avons passé ou que nous sommes sur le point de passer avec vous ;
• Si nécessaire pour que nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et vos intérêts et vos droits fondamentaux ne l'emportent pas sur ces intérêts ;
• Pour nous conformer à une obligation légale ; ou
• Dans des circonstances limitées, lorsque nous avons votre consentement pour le traitement de vos Données à caractère personnel.
  
  

4. Finalités de l’utilisation des Données à caractère personnel

TSH a besoin de ces Données à caractère personnel pour comprendre vos besoins et vous fournir un meilleur Service, notamment pour les raisons suivantes :

• Traiter votre commande/réservation, y compris à des fins de facturation, de respect des obligations légales et pour nous permettre de communiquer avec vous au sujet de votre réservation. En ce qui concerne le traitement des paiements, nous pouvons utiliser un jeton de paiement dans lequel vos données de paiement sont stockées sous la forme d'un jeton de paiement unique et sécurisé permettant des processus de paiement simplifiés pour les futures transactions associées à votre compte.
• Vous permettre de gérer votre commande/réservation, d'utiliser et de demander nos Services via Mon Compte (My Account) ;
• Réaliser des activités de marketing concernant TSH en général. Un certain nombre d'activités sont associées à cette finalité, telles que : la communication sur les produits et services susceptibles de vous intéresser, la fourniture de publicités personnalisées pour des produits et services sur des sites Web sélectionnés. Nous n'utiliserons les informations soumises à des fins de marketing que si vous nous en avez donné l'autorisation. Vous pouvez vous désinscrire des e-mails marketing à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription contenu dans les e-mails que nous vous adressons.
• Améliorer les produits et services de TSH (à l'aide d'enquêtes, de questionnaires en ligne et d’essais pilotes).
• Satisfaire à toutes les exigences légales et réglementaires applicables à TSH, ou comme exigé autrement par la loi ou la réglementation, à la demande des autorités compétentes, pour la protection des personnes ou des biens, pour nous aider dans la prévention de la fraude ou les enquêtes, ou encore pour faire respecter les politiques de TSH.
• Participer à une acquisition, une fusion, une restructuration, une vente ou un autre transfert impliquant la totalité ou une partie des actifs ou des activités de TSH.
• Faciliter les transactions juridiques et financières : Nous pouvons partager vos Données à caractère personnel avec les institutions financières qui fournissent des financements à TSH et aux services juridiques associés, tels que les notaires, afin de nous conformer aux obligations découlant des accords de financement concernés. Ces institutions financières et services juridiques sont autorisés à utiliser ces informations uniquement dans le cadre de ce financement et ne peuvent les divulguer, les partager, les vendre ou les traiter en aucune autre manière à d'autres fins.
• Après votre expérience de TSH :
  
  
  • Après ce que nous espérons n'être que votre première expérience avec TSH, nous continuerons à stocker vos Données à caractère personnel dans un profil strictement accessible par TSH. Si vous revenez à TSH à l'avenir, nous voulons être en mesure de vous offrir les meilleurs Services possibles, y compris la possibilité de personnaliser votre séjour en fonction de vos préférences personnelles antérieures. Nous ne le ferons que dans la mesure où nous pensons avoir un intérêt légitime à le faire, ce qui, dans tous les cas, sera d'améliorer le service que nous pourrons vous offrir à l'avenir dans l'ensemble de nos sites et de nos Services.
  • Dans le cas d’invités semestriels, vous serez automatiquement inscrit au programme des anciens de TSH et aurez accès aux avantages de la Communauté TSH. TSH tient à rester en contact avec ses Invités semestriels. Vous faites partie d'un réseau mondial enthousiaste de personnes aux idées passionnantes et nous voulons vous aider à maintenir ce lien. Vous pouvez bien sûr vous désinscrire à tout moment.
    
    

5. Qui a accès à vos Données à caractère personnel ?

Nous traitons vos Données à caractère personnel avec discrétion. L'accès est strictement limité à TSH et à nos partenaires tiers en fonction des besoins de connaissance nécessaires.

TSH Management B.V. et les filiales du groupe :

Dans certaines circonstances, nous partagerons vos Données à caractère personnel avec les autres sociétés du groupe TSH afin de pouvoir vous fournir un service d’excellente qualité, personnalisé et adapté (y compris un marketing pertinent) dans l'ensemble de notre groupe. Cela inclut le partage d'informations entre les entreprises énumérées à l’Annexe 1. 

Prestataires de services tiers

Nous pouvons également partager vos Données à caractère personnel avec nos partenaires qui, dans de nombreux cas, seront nécessaires pour fournir les produits et services que vous avez achetés ou pour mener à bien des activités que nous avons identifiées comme servant un intérêt légitime et qui peuvent également vous intéresser.

Il s'agit notamment des partenaires suivants :

• Des prestataires de services professionnels, tels que des agences de marketing, des partenaires publicitaires et des hébergeurs de sites Web, qui nous aident à gérer nos activités.
• Des sociétés de publipostage professionnelles qui déploient nos campagnes d'e-mailing et nos enquêtes de satisfaction.
• Des partenaires opérationnels qui assurent la maintenance et l'entretien des hôtels (par exemple, la maintenance technique, l'entretien ménager, la sécurité de nuit, etc.)
• Des fournisseurs tiers qui nous aident à gérer et à maintenir l'infrastructure informatique de TSH (par exemple, les moteurs de réservation sur Internet, les systèmes de réservation, la connectivité Internet, les fournisseurs de services de paiement et les circuits de service à la clientèle, etc.)
• Le cas échéant, nos conseillers professionnels, tels que les intermédiaires juridiques et financiers, y compris certaines institutions financières et les professionnels qui facilitent les transactions juridiques, ce qui pourrait englober les services fournis par les notaires ou des fonctions similaires. Le partage des données avec ces intermédiaires est nécessaire pour mener à bien les transactions financières, valider les contrats et garantir le respect de la législation. Notre fondement juridique pour le partage de vos données dans ces situations est notre intérêt légitime à garantir que toutes les transactions financières et tous les accords contractuels sont traités efficacement, en toute sécurité et conformément aux exigences légales.
• Des partenaires tiers tels que les partenaires universitaires et les partenaires commerciaux qui nous fournissent vos Données à caractère personnel pour valider les références et les réservations d'entreprise dans le cadre d'accords de partenariat.

Si vous avez recours à des services fournis par une autre société pour interagir avec nous, comme un partenaire universitaire ou une agence de voyage en ligne, sachez que vos Données à caractère personnel sont également soumises aux politiques de confidentialité de ces sociétés. Si vous souhaitez en savoir plus sur les tiers avec lesquels nous sommes susceptibles de partager des Données à caractère personnel, ou sur la manière dont ils utiliseront les vôtres, n’hésitez pas à nous contacter grâce aux informations ci-dessous dans la section « Comment nous contacter ? ». 

6. Vos droits

Nous voulons nous assurer que vous maîtrisez pleinement vos Données à caractère personnel. Vous avez de multiples droits et nous voulons nous assurer qu'ils sont respectés. Si vous souhaitez exercer l'un des droits énumérés ci-dessus, veuillez nous contacter par le biais des informations fournies ci-dessous dans la section « Comment nous contacter ? ». Veuillez indiquer clairement dans l'objet le type de votre demande, y compris une explication détaillée de votre demande. Cela nous permet de répondre à votre demande le plus rapidement possible. Veuillez confirmer au minimum :

• Le type de services auxquels vous avez souscrit
• Le lieu
• Les dates
• Preuves à l'appui pour aider à identifier le bon profil (par exemple, la confirmation de la réservation).

Vos demandes concernant les personnes concernées ne seront traitées qu'après validation de votre identité. Pour ce faire, il suffit d'envoyer la demande à partir de la même adresse e-mail que celle utilisée lors de l'inscription à un service TSH. Si votre identité n’apparaît pas clairement, nous sommes en droit de vous demander de fournir des justificatifs avant de traiter votre demande.

Nous répondrons à votre demande dans un délai d'un mois, mais nous sommes en droit de prolonger ce délai de deux mois. Si nous prolongeons le délai de réponse, nous vous en informerons dans le mois suivant votre demande.

Accès : Vous pouvez nous demander si nous traitons vos Données à caractère personnel et, si c'est le cas, vous pouvez demander à TSH de vous fournir une copie des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Nous nous réservons toutefois le droit de facturer des frais raisonnables ou de refuser d’y répondre si votre demande est clairement non fondée ou excessive. 

Rectification : Si vous estimez que les Données à caractère personnel que nous traitons sont erronées, inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier.

Effacement (« Droit à l’oubli ») : Si vous souhaitez que nous supprimions vos Données à caractère personnel, vous pouvez nous demander de les effacer. Il existe certaines exceptions où nous pouvons refuser une demande d'effacement, par exemple lorsque les Données à caractère personnel sont nécessaires à l'exécution du contrat, au respect de la loi ou dans le cadre d'une action en justice.

Restriction : Vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de certains types de vos Données à caractère personnel, par exemple si vous souhaitez établir leur exactitude ou la raison de leur traitement.

Portabilité : Si vous souhaitez que vos Données à caractère personnel vous soient transmises ou soient transmises à une partie tierce, vous pouvez nous demander de le faire dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (si cela est techniquement possible).

Objet : Si nous traitons vos Données à caractère personnel à des fins de marketing direct, vous êtes en droit de vous y opposer et nous cesserons de les utiliser à cette fin. Si nous traitons vos Données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime à des fins autres que le marketing direct, vous pouvez vous opposer à notre traitement pour ce motif. Toutefois, dans ces cas, nous pouvons être habilités à poursuivre le traitement de vos Données à caractère personnel sur la base de nos intérêts légitimes impérieux.

Droit de retirer votre consentement à tout moment : Si vous avez accordé votre consentement pour la collecte, le traitement et le transfert de vos Données à caractère personnel à des fins spécifiques, vous êtes en droit de retirer ce consentement pour ce traitement spécifique à tout moment. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur votre consentement avant votre rétractation.

Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : Vous êtes également en droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle dans le pays de votre résidence où vous travaillez ou dans lequel s’est produite une violation présumée de la loi applicable en matière de protection des données. Une liste des autorités de protection des données de l'UE est disponible ici. Toutefois, nous vous serions reconnaissants de nous donner l'occasion de répondre à vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à une autorité de contrôle. N’hésitez pas à nous contacter en premier lieu.

7. Transferts internationaux de données

Certaines circonstances nécessitent le transfert de vos Données à caractère personnel en dehors de l’UE :

• Nous avons recours à des fournisseurs de services technologiques et des services dématérialisés situés en dehors de l'UE pour un grand nombre de nos activités commerciales. Par conséquent, il peut être nécessaire de transférer vos Données à caractère personnel vers des serveurs en dehors des pays de l'UE.

En cas de transfert de Données à caractère personnel vers des pays hors de l'UE non reconnus par la Commission européenne comme offrant un niveau adéquat de protection des données (décision d'adéquation), nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place pour assurer la protection continue de vos Données à caractère personnel, notamment en signant les Clauses contractuelles types de la Commission européenne (article 46, paragraphe 2, point c), du RGPD). Pour plus d'informations sur ces Clauses contractuelles types, voir ici.

En cas de transfert de Données à caractère personnel vers des pays autres que le Royaume-Uni, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place pour assurer la protection continue de vos Données à caractère personnel, notamment en signant l’Avenant britannique aux clauses contractuelles types de l'UE ou l’Accord international de transfert de données du Royaume-Uni, selon ce qui est le plus approprié dans la situation donnée. Pour plus d'informations sur l’Avenant britannique et l’Accord international de transfert de données du Royaume-Uni, voir ici. Nous pouvons également garantir la protection de vos Données à caractère personnel en nous fondant sur des décisions d'adéquation adoptées ou approuvées par les autorités du Royaume-Uni.

8. Combien de temps conservons-nous vos Données à caractère personnel ?

Nous ne traitons pas vos Données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins décrites dans le présent Avis.

Si les Données à caractère personnel sont soumises à une période de conservation légale, nous les conserverons pendant la période spécifiée par la loi.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des Données à caractère personnel, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité de ces données, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée, les objectifs pour lesquels nous les traitons et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que toute exigence légale applicable.

À l'expiration de la période de conservation applicable, nous détruirons en toute sécurité vos Données à caractère personnel conformément aux lois et réglementations applicables. Dans certains cas, nous pouvons anonymiser vos Données à caractère personnel au lieu de les détruire afin qu’elles ne puissent plus vous être associées. Nous pouvons utiliser les données anonymisées à des fins statistiques ou analytiques.

9. Mises à jour du présent Avis

Le présent Avis peut être amendé périodiquement. Nous vous encourageons donc à le consulter régulièrement. Vérifiez la date figurant en haut de cet Avis pour savoir s’il a été mis à jour, car en continuant à avoir recours aux services de TSH après la publication de ses modifications, vous êtes censé(e) toujours en être informé(e). 

10. Comment nous contacter

Si vous avez des questions sur le présent Avis ou sur la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l'adresse suivante privacy@thesocialhub.com ou notre Responsable de protection des données à l'adresse dpo@thesocialhub.co.

Annexe 1 : Vue d'ensemble des responsables de traitement des données TSH

Dans la pratique, le premier responsable du traitement des données sera TSH Management B.V. et l'entité locale de TSH engagée pour le Service en question.  

TSH Management B.V. est une société à responsabilité limitée de droit néerlandais sise à Amsterdam, Pays-Bas et domiciliée à Amsteldijk 166 (1079 LH) Amsterdam, PO Box 9082 (1006AB) Amsterdam, immatriculée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise sous le numéro 55241247. TSH Management B.V. est l'entité juridique qui agit en tant que premier responsable du traitement des données pour toutes les filiales de TSH.