The Social Hub s'engage à instaurer une culture de communication efficace, d'ouverture et de volonté de coopérer et d'écouter. Il peut arriver que des malentendus, des problèmes ou des préoccupations soient soulevés et doivent être résolus. La plupart de ces questions peuvent être traitées de manière informelle. Toutefois, il peut arriver que ces problèmes restent irrésolus et se transforment en litiges. Il s'agit de comportements indésirables, de brimades, de harcèlement (sexuel) ou de discrimination.

Si vous êtes confronté(e) à ces problèmes, nous vous invitons à vous adresser à nous en recourant à notre Politique en matière de litiges ci-après. Les comportements indésirables ne sont jamais tolérés et nous sommes là pour soutenir les victimes de ces agissements. Toute discussion est, sans exception, strictement confidentielle et ne sera communiquée à d'autres personnes qu'avec votre consentement délibéré. Toutes les informations vous appartiennent, en tant que responsable du signalement. Rien n'est partagé sans votre consentement.   

1. Litige soumis par écrit

Le litige peut être soumis aux conseillers de confiance désignés par The Social Hub par e-mail à l'adresse suivante : 
trust.consultant@thesocialhub.co

La plainte concernant le litige doit inclure ce qui suit :

• la nature de la plainte
• les noms de l'accusé et de toute autre personne impliquée
• la (les) date(s) et heure(s) de l'incident ou des incidents
• tout document justificatif dont dispose le plaignant

2. Audition des litiges

Dans les deux semaines suivant la réception du litige, le conseiller de confiance de The Social Hub invitera le plaignant et l'accusé à des auditions séparées. Le plaignant et l'accusé peuvent être accompagnés à l’audition, par exemple par un conseiller juridique, un membre de la famille ou un ami.

Le plaignant et l'accusé recevront une notification écrite des détails de l’audition, incluant notamment ce qui suit :
• la date et l'heure
• les participants à l’audition, y compris le conseiller de confiance de The Social Hub, qui sera présent pour donner des conseils sur la procédure et prendre des notes
• le droit de représentation à l’audition

Un délai minimum de trois jours s'écoulera entre la convocation à l'audition des litiges et la tenue de l’audition.

Un représentant de The Social Hub rédigera un rapport écrit lors de chaque audition. Une copie du rapport est envoyée au plaignant et à l'accusé dans un délai d'une semaine après l'audition du litige pour approbation et signature. Il doit être renvoyé dans un délai d'une semaine après réception.

Toute discussion est, sans exception, strictement confidentielle et ne sera communiquée à d'autres personnes par le conseiller de confiance qu'avec le consentement de l’auteur du rapport. Celui-ci en reste maître et détermine comment et avec qui les informations peuvent être partagées.    

3. Réponse au rapport d'audition

Le plaignant et l'accusé ont la possibilité de répondre par écrit à leurs points de vue respectifs. Ils recevront mutuellement une copie de leurs rapports d'audition dans un délai d'une semaine après leur approbation des rapports. La réponse écrite doit être envoyée au représentant de The Social Hub chargé du dossier du litige, dans un délai d'une semaine après réception des rapports d’audition  

4. Enquête complémentaire

Il peut être nécessaire de recueillir des informations supplémentaires avant de prendre une décision. Le plaignant et l'accusé sont tenus informés du calendrier et de l'avancement de l'enquête. Le plaignant et l'accusé recevront une notification écrite si l'enquête est close.

5. Décision

Dans un délai d'un mois après la conclusion de l'enquête, le représentant de The Social Hub prend une décision à propos du litige. Le plaignant et l'accusé reçoivent une copie écrite de la décision. 

La décision portera notamment sur ce qui suit :
• le fait de savoir si le litige est (partiellement) fondé ou non
• toute mesure disciplinaire, à savoir entre autres un avertissement écrit, une résiliation de contrat, une suspension ou un licenciement

6. Recours

Si le plaignant et/ou l'accusé contestent la décision, il est possible de former un recours auprès du conseiller juridique de The Social Hub en écrivant au représentant responsable du dossier. Le recours doit être envoyé dans un délai de deux semaines à compter de la date d'envoi de la décision.

L'autre partie (plaignant ou accusé) reçoit le recours et peut le contester par écrit. La défense doit être envoyée au représentant de The Social Hub responsable du dossier dans un délai d'une semaine après réception du recours. Dans les deux semaines suivant la réception du recours, le conseiller juridique de The Social Hub se prononcera sur la question et y répondra par écrit. Si la décision sur le recours n'est pas satisfaisante pour le plaignant et/ou l'accusé, ils peuvent s'adresser au tribunal

Cette procédure vise spécifiquement à traiter les suspicions d'actes répréhensibles graves, tels que spécifiés ci-dessous. Pour toute autre préoccupation, veuillez vous référer à notre Politique de règlement des litiges.

The Social Hub s'engage à fonctionner en toute transparence, de manière juste et responsable d'un point de vue éthique. Si vous pensez qu'un acte répréhensible grave a été commis, notre politique de signalement explique quand et comment vous pouvez le rapporter ainsi que la manière dont vos 
informations sont traitées.

Il est important de souligner que si le signalement est fait en toute bonne foi, son auteur est protégé, en sa qualité d’invité, de fournisseur ou d’employé, contre toute représaille telles qu’entre autres toute résiliation de contrat, toute rétrogradation, toute mesure disciplinaire ou tout licenciement. N'hésitez 
donc pas à recourir à cette politique

Qui ?

Cette politique s'applique à toute personne qui apprend, séjourne, travaille et joue à The Social Hub, et/ou à toute personne qui effectue ou a effectué un travail dans le cadre d'un contrat de fournisseur régi par le droit civil ou d'un engagement public avec The Social Hub.

Quoi ?

Le signalement consiste à révéler des informations à The Social Hub ou à l'autorité compétente de la part d'une personne qui sait ou soupçonne que l'entreprise ou un employé est responsable d'actes répréhensibles graves ou y prend part.

Quand ?

Vous devez signaler votre préoccupation lorsque vous soupçonnez l'existence d'un acte répréhensible grave au sein de The Social Hub et que cette préoccupation est fondée sur des motifs raisonnables, sur la base de connaissances que vous avez acquises pendant votre séjour, votre 
travail ou votre collaboration avec The Social Hub.

Comment ?

Si vous êtes préoccupé par un acte répréhensible grave, signalez-le en suivant les étapes décrites cidessous.

Signalez une préoccupation concernant un acte répréhensible grave ici >

Si l’auteur du signalement le souhaite, il peut consulter un conseiller en toute confidentialité, à ses propres frais, au sujet de l'acte répréhensible grave.

Anonymat et confidentialité

Les auteurs d’un signalement ont la possibilité de garder l'anonymat lorsqu’ils remplissent le formulaire de signalement. The Social Hub conseille toutefois aux personnes de s'identifier lorsqu'elles font un signalement. Cela lui permet d'examiner le rapport de manière appropriée et d'en discuter avec l'auteur du signalement. Le rapport sera traité en toute confidentialité, sauf si la législation locale en dispose autrement. Afin de permettre à The Social Hub d'examiner le rapport, et dans la mesure où la loi applicable le permet, il peut être demandé à l'auteur du signalement de veiller à la confidentialité des informations contenues dans le rapport.

Toutes les informations relatives au rapport sont stockées de manière à n'être accessibles qu'aux personnes impliquées dans le traitement de ce rapport.

Procédure d'enquête

1. Le rapport peut être soumis oralement ou par écrit. Les rapports sous forme orale sont consignés par écrit et remis à leur auteur.

2. L'équipe de The Social Hub chargée des dénonciations entamera une enquête sur le rapport, sauf si la préoccupation (i) n'est pas fondée sur des motifs raisonnables ou (ii) s'il est clair que le rapport n'est pas lié à un acte répréhensible grave. L'ouverture d'une enquête sera décidée dans les deux semaines suivant la réception du rapport, et son auteur recevra une confirmation écrite. La confirmation écrite précise la date d'ouverture de l'enquête.

3. Dans le cas où il serait décidé de ne pas ouvrir d'enquête, l'auteur du signalement en sera informé par écrit dans les deux semaines suivant la réception du rapport. Cette réponse indiquera les raisons pour lesquelles The Social Hub estime qu'aucune enquête n'est nécessaire en vertu de la présente politique.

4. S'il est décidé d'ouvrir une enquête, l'équipe de signalement de The Social Hub confiera l'enquête à des enquêteurs indépendants et impartiaux. L'enquête ne pourra être menée par des personnes susceptibles d'être ou d'avoir été impliquées dans l'acte répréhensible grave.

5. L'auteur du signalement sera invité à une réunion avec les enquêteurs dès que cela sera raisonnablement possible après le début de l'enquête, mais au plus tard dans les 10 jours ouvrables. Au cours de cette réunion, il aura la possibilité de détailler son rapport. Il peut se faire accompagner à l'audience, par exemple par un conseiller juridique, un membre de sa famille, un ami ou un collègue. Une copie du rapport de cette réunion sera remise à l'auteur du signalement pour approbation et signature.

6. Les enquêteurs peuvent interroger d'autres personnes s'ils le jugent nécessaire. Ces entretiens seront consignés par écrit et le compte-rendu de la réunion sera remis à la personne concernée pour approbation et signature.

7. L'équipe chargée des signalements au sein de The Social Hub décidera si un organisme externe (tel que défini dans la section « signalement externe » ci-dessous) doit être informé du signalement. Si The Social Hub informe un organisme externe, l'équipe chargée des signalements enverra à l'auteur du signalement une copie de cette communication, à moins que The Social Hub n'ait une objection sérieuse à ce sujet.

8. Les enquêteurs informeront la (les) personne(s) concernée(s) par un rapport le/les concernant et, le cas échéant, du fait qu'un organisme externe a été informé, sauf si cela peut avoir un effet préjudiciable sur l'enquête ou sur l'application de la loi. Si les enquêteurs le jugent nécessaire pour l'enquête, ces personnes seront invitées à une réunion dans le cadre de l'enquête. Si une telle réunion a lieu, une copie du compte-rendu de cette réunion sera fournie à la ou aux personne(s) pour approbation et signature.

9. Les enquêteurs peuvent consulter et demander tous les documents au sein de The Social Hub qu'ils jugent raisonnablement nécessaires pour mener à bien l'enquête.

10. Les enquêteurs informent l'auteur du signalement et la ou les personnes concernées par le rapport de la clôture de l'enquête.

Résultats

Après la conclusion de l'enquête, l'équipe de signalement de The Social Hub remet le rapport d'enquête à l'auteur du signalement dans un délai de huit semaines, à moins que The Social Hub n'ait une objection sérieuse à ce sujet.

En même temps, l'équipe de signalement de The Social Hub informe l'auteur du signalement de la position officielle de The Social Hub concernant le rapport d'enquête. Cela comprendra également les mesures officielles prises par The Social Hub, le cas échéant, à la suite du rapport d'enquête, à moins que The Social Hub n'ait une objection sérieuse à ce sujet.

Si la publication du rapport d'enquête s'avère impossible dans le délai susmentionné, The Social Hub informe son auteur de la date à laquelle ce rapport est attendu en lui expliquant la nécessité d'un délai plus long.

L'équipe chargée des signalements au sein de The Social Hub décidera si un organisme externe doit être informé du rapport d’enquête. L'équipe de signalement de The Social Hub enverra à l'auteur du signalement une copie de cette communication, à moins que The Social Hub n'ait une objection sérieuse à ce sujet.

L'auteur du signalement aura la possibilité de commenter par écrit le rapport d'enquête et la position de The Social Hub. Il doit envoyer sa réponse dans les deux semaines suivant la réception du rapport d'enquête.

Si, en réponse au rapport d'enquête ou à la position adoptée par The Social Hub, l'auteur du signalement affirme, en motivant sa réponse, que le rapport n'a pas été (correctement) examiné ou que le rapport d'enquête ou la position adoptée par The Social Hub contient des inexactitudes fondamentales, The Social Hub répondra à ces points spécifiques par écrit dans les deux semaines suivant la réception de la réponse.

Rapports externes

L'auteur d'un signalement peut faire part de son inquiétude concernant un acte répréhensible grave à l'organe externe défini ci-dessous dans les cas suivants :

• l'auteur du signalement ne partage pas la position de The Social Hub sur la base du rapport d'enquête et estime que les préoccupations exprimées ont été injustement rejetées ;
• l'auteur du signalement n'a pas été informé de la position adoptée par The Social Hub dans le délai de huit semaines susmentionné.

Avant de faire rapport à l'organisme externe, l'auteur du signalement informe l'équipe de signalement de The Social Hub. L'équipe de signalement de The Social Hub peut faire état d'une préoccupation concernant un acte répréhensible grave, comme le prévoit la procédure d'enquête.

Un organisme externe, aux fins de la présente politique, fait référence à l'organisme le plus approprié pour signaler une préoccupation concernant un acte répréhensible grave à l'extérieur. Il s’agit :

• d’un organisme chargé d'enquêter sur les infractions pénales ;
• d’un organisme chargé de contrôler le respect de toute exigence imposée par la législation locale ou en vertu d'une autorité statutaire ;
• de tout autre organisme compétent auquel des préoccupations concernant un acte répréhensible grave peuvent être signalées. Aux Pays-Bas, le service d'enquête est la House for Whistleblowers >

Si le signalement est fait de bonne foi, son auteur est protégé contre toute forme de représailles, telles qu'en autres la rétrogradation, les mesures disciplinaires, le licenciement et la résiliation de contrat.

The Social Hub ne prévoit toutefois pas cette protection pour une personne qui signale un problème qu'elle sait être faux, ou si le signalement est fait aux médias et/ou par une utilisation inacceptable des médias sociaux. Un tel comportement peut entraîner la perte de la protection prévue par la présente politique et/ou des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement et/ou à la résiliation de contrat.

The Social Hub veille à ce que les responsables et les collègues de l'auteur du signalement s'abstiennent de toute forme de représailles en rapport avec le signalement effectué en toute bonne foi.

Protection des autres personnes impliquées

The Social Hub veille à ce que les autres personnes impliquées dans le rapport, y compris, mais sans s'y limiter, les enquêteurs, les conseillers et les autres personnes impliquées dans l'enquête qui font une déclaration de bonne foi, soient protégées contre toute forme de représailles.

The Social Hub peut prendre des mesures disciplinaires justes, raisonnables et proportionnées à l'encontre de la (des) personne(s) concernée(s) par le rapport si celui-ci est considéré comme fondé.